|
LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA SUSTITUYE A LA INTUICIÓN
Por Sergio Cárdenas Rivera
 La
improvisación tiene cada día menos cabida
en el manejo de las empresas, sean éstas pequeños
establecimiento o grandes compañías, y
la profesionalización es requisito indispensable
para ser competitivos y lograr resultados favorables.
Parte importante de esa profesionalización
la constituyen la planeación estratégica,
como acción global, y el manejo de inventarios,
como una actividad específica.
"Planeación estratégica es predecir
el futuro en vez de padecerlo", apunta Ariel Valero,
especialista en el tema y director general de la empresa
Education, Training & Consulting. Planeación
estratégica -agrega- es establecer escenarios
posibles, plan "A", plan "B" y planes
de contingencia para reaccionar. No es lo mismo tardarse
dos semanas o tres meses en reaccionar que hacerlo en
unas horas o días.
Señala que la planeación
permite la definición de objetivos estratégicos,
la diferenciación y la especialización,
la identificación del proveedor que ofrece menores
costos, y con ello establecer un posicionamiento. Así
se logra el conocimiento del mercado o del segmento
al que atendemos, identificar sus necesidades concretas,
y en función de eso, satisfacerlas.
Valero comenta que por su propio origen,
las empresas familiares son las que requieren un mayor
trabajo de planeación. "Las empresas familiares
son eso: Grupos de gente que se han unido a través
de los años, que han podido trabajar en equipo
pero de manera informal, improvisada, tal vez atropellada
y sin embargo han tenido buenos resultados, pero hay
que preguntarnos si no sería menor el esfuerzo
usando esquemas de trabajo que les permitieran la toma
de decisiones casi en automático.
"Aun siendo una empresa familiar
se puede actuar institucionalmente, formalizar nuestro
actuar. Permite incluso la posibilidad de heredar el
negocio, establecer una sucesión y que siga la
misma línea; pero si no es así y se muere
el abuelito o el papá, los hijos venden el negocio,
lo destruyen o le cambian el enfoque. Sería más
sano seguir con esa línea, y si a los hijos no
les interesa ese negocio pueden abrir otro, pero el
original tiene ya una ruta marcada", expresa.
Control
de inventarios
Indica que con la perspectiva de la
planeación estratégica aplicada a los
inventarios, si conocemos el mercado, sabemos a quiénes
atendemos y sus necesidades, podemos definir qué
tipo de productos o materiales vale la pena tener en
almacén y cuáles pueden ser de servicio,
en cuáles el cliente nos pudiera esperar si no
tenemos en existencia y en cuáles no; cuando
no conocemos al cliente, queremos tener la tienda saturada
de todo.
Ariel Valero precisa que un inventario
sirve para poder enfrentar contingencias del mercado,
mantener una operación constante del negocio
a pesar de fallas en el suministro.
Indica que los inventarios son necesarios
porque el mercado y su dinámica generan un cierto
ambiente de incertidumbre "en donde el capricho
de los clientes, la diversidad de los negocios y la
competencia implican que reacciones pronto y no puedes
depender de un tercero que te resuelva y tú puedas
hacer lo mismo con tus clientes".
Un factor crítico importante
es tener un inventario mínimo necesario y eso
depende de cada negocio. El inventario va en función
de la variabilidad de la demanda y del abasto. La sugerencia
es siempre partir de un buen nivel de información.
A mayor exactitud, a mayor confiabilidad y a mayor oportunidad
de la información, se pueden tomar decisiones
más oportunas, comenta.
Afirma que una empresa tiene un problema
grave cuando mantiene un inventario excesivo porque
no confía en los datos del almacén y así
cubre esa ineficiencia en su control.
"Hay que echar mano de herramientas
que permitan jugar con los números que ya tienes
como historia con un control administrativo, para definir
técnicas de reposición de inventarios,
para saber qué cantidad tiene el lote, qué
cantidad sería la ideal adquirir en función
de la demanda, de la incertidumbre del mercado. De esa
forma el negocio puede ir registrando y analizando,
en vez de ir reaccionando".
Refiere que muchas personas de amplia
experiencia en su ramo basan sus decisiones en la intuición;
pero cuando una empresa tiene que optimizar su servicio
al cliente, necesariamente tiene que contar con mejor
información y para ello se requiere una planeación
estratégica, "saber dónde estoy y
a dónde voy".
Sin embargo, además de contar
con toda la información necesaria y de usarla
adecuadamente, es indispensable tener control y precisión
en el inventario.
El especialista refiere que existen
almacenistas que "a pesar de que tiene la bodega
muy limpia, no sabe dónde están los productos;
hay otros que los tienen ordenados, sin embargo el cardex,
el registro contable, el reporte, no coinciden con lo
que realmente hay, y la toma de decisiones se hace equivocadamente".
En este aspecto, menciona también
las diferencias de apreciación en cuanto a la
exactitud de un inventario. Mucha gente de la parte
contable o administrativa -explica- cree que la exactitud
financiera es la que mide el resultado del negocio,
pero para alguien que opera los inventarios esta medición
no es útil, porque él maneja productos,
marcas.
"Si a mí me piden tres
frascos de mermelada, los cobro, los facturo y a la
hora de entregarlos resulta que sólo hay dos,
ese es un mal manejo del inventario. Ese es un ejemplo
que sucede frecuentemente en una tienda detallista,
una mayorista y aún en las grandes empresas de
manufactura. Es necesario mantener la congruencia de
la información con la realidad operativa.
Explica que en las prácticas
de clase mundial se considera que el nivel mínimo
de exactitud de un inventario fluctúa entre 95
y 98 por ciento en términos generales, aunque
en el análisis individual por producto o por
presentación estos porcentajes varíen.
Formación
de recursos humanos
El director general de Education, Training
& Consulting asegura que en México en general
está aumentando la conciencia de tener un mejor
manejo de inventarios, sin embargo aún es incipiente.
Hay más preocupación en las medianas y
grandes empresas, porque están más conscientes
de la importancia de la capacitación, de la formación
de personal. En los negocios medianos y pequeños
-añade-, es más fácil decir "no
importa; borrón y cuenta nueva", pero esto
puede salir muy caro. Si el negocio es rentable, no
está perdiendo pero está dejando de ganar
dinero".
Esta tendencia ha impulsado el surgimiento
de numerosas empresas de capacitación y consultoría,
pero advierte que ese crecimiento en la demanda ha llegado
a prostituir la oferta de servicios "porque cualquier
persona que ha trabajado en una empresa, en un almacén,
se vuelve consultor o capacitador, lo cual eleva el
riesgo de un mal desempeño". Señala
que estas circunstancias originan que los clientes de
las consultorías consideren que el costo de la
capacitación es demasiado alto.
Para evitar esta situación,
Ariel Valero recomienda analizar los antecedentes de
un consultor antes de contratarlo.
Finalmente y luego de analizar la importancia
de la planeación estratégica y el adecuado
manejo de los inventarios, Ariel Valero no omite destacar
la importancia en el servicio. Explica que se debe poner
especial atención a este aspecto de la actividad
comercial, porque el cliente siempre tiene diversas
opciones para conseguir los productos que necesita,
por lo que para retenerlo debe identificar nuestro negocio
o empresa con un plus, un valor agregado. "En los
negocios nos preocupamos por la lana y por la competencia,
pero no nos preocupamos por el cliente", concluyó.
|
